Uitvoerdocument

Wat is een uitvoerdocument?

Het uitvoerdocument is de elektronische aangifte ten uitvoer die je indient in het nationale exportsysteem (bijvoorbeeld DMS/AES in Nederland en PLDA/AES in België). Na aanvaarding krijgt de aangifte een MRN (Movement Reference Number). De douane voert een risicoanalyse uit, kan controles opleggen en verleent vervolgens vrijgave voor uitvoer.

Na fysiek vertrek via het kantoor van uitgang ontvang je de Confirmation of Exit (IE599). Samen tonen deze berichten aan dat de goederen de EU hebben verlaten en dat jouw zending conform douaneregels is afgehandeld.

Het uitvoerdocument is zowel een compliance-document als een logistiek instrument. Het koppelt commerciële informatie (factuur, paklijst) aan douanegegevens (HS-code, oorsprong, procedure) en aan vervoersdata. Zo kunnen zendingen bij grenspassages en terminals efficiënt worden afgehandeld.

Wanneer heb je een uitvoerdocument nodig?

Je hebt een uitvoerdocument nodig bij definitieve uitvoer van Unie-goederen naar een bestemming buiten de EU. Dat geldt voor reguliere industrie-zendingen, projectlading, e-commerce pakketten, en ook voor retourzendingen aan niet-EU-klanten. Daarnaast wordt een uitvoerdocument gebruikt bij tijdelijke uitvoer voor bewerking of demonstratie, en bij wederuitvoer van niet-Unie-goederen na tijdelijke opslag of speciale regeling. Voor strategische goederen of sanctiebestemmingen kunnen aanvullende vergunningen of certificaten verplicht zijn.

Gegevens en ondersteunende documenten

Voor een correcte uitvoeraangifte heb je consistente, volledige gegevens nodig. Denk aan de juiste HS‑codes, een duidelijke omschrijving, het aantal en gewicht, de statistische waarde, oorsprong, Incoterms, EORI‑nummers, vervoerswijze en het kantoor van uitgang. In veel sectoren spelen ook vergunningen een rol, bijvoorbeeld dual‑use, landbouwcertificaten of CITES.

Voor de onderbouwing heb je minimaal nodig:

• Commerciële factuur
• Paklijst
• Vervoersdocument (CMR/AWB/B/L)
• Licenties of certificaten
• EORI en contactgegevens

Twijfel je over de juiste goederencode? Raadpleeg onze kennisbank over HS‑codes of laat ECC je classificatie toetsen voor een consistente aangifte en risicobeheersing.

Het proces van aangifte tot Confirmation of Exit

Nadat je uitvoeraangifte is ingediend en geaccepteerd, ontvangt de aangever het MRN en eventuele controlemeldingen. Bij vrijgave kunnen goederen worden aangeboden bij het kantoor van uitgang, bijvoorbeeld de zeehaven of luchthaven. Na daadwerkelijk vertrek registreert het systeem de exit en volgt de Confirmation of Exit (IE599). Dit bericht bewaar je samen met factuur, paklijst en vervoersdocument als bewijs voor het btw-nultarief en je audittrail.

Blijft de bevestiging uit, dan kun je te maken krijgen met btw-risico’s of vragen van de douane. ECC monitort de status en onderneemt actie als de exitmelding achterblijft, zodat jouw dossier sluitend is.

Uitvoerdocument, T1 of ATA-carnet: wat is het verschil?

Veel exporteurs verwarren het uitvoerdocument met transit of tijdelijke invoer. Onderstaande vergelijking helpt bij de keuze.

Weet je niet zeker welke route past? Onze specialisten adviseren en regelen de juiste afhandeling via douanedocumenten.

Btw, waarde en oorsprong

De Confirmation of Exit onderbouwt het btw-nultarief voor de levering aan je niet-EU-klant. Zorg dat factuurbedragen, valuta en Incoterms overeenkomen met de douanewaarde en de gegevens in de aangifte. De oorsprong kan bepalend zijn voor handelsbeperkingen of exportvergunningen. Bij preferentiële oorsprong kan je klant baat hebben bij oorsprongsbewijzen, los van het uitvoerdocument. Consistente dossiervorming verkleint het risico op naheffingen en versnelt je logistiek.

E‑commerce en hoge volumes

Ook voor e‑commerce zendingen is per partij een uitvoerdocument nodig als de goederen de EU verlaten. Door slimme bundeling en datakwaliteit beperk je vertragingen en kosten. ECC ondersteunt platformen en 3PL’s met schaalbare processen, API‑koppelingen en dossiercontrole. Lees meer over onze aanpak voor e‑commerce douane.