EAD document

Wat is een EAD document?

Een EAD document is het begeleidingsdocument dat voortkomt uit de EU-uitvoeraangifte in AES. Het bevat de MRN (Movement Reference Number) en kerngegevens over zender, ontvanger, goederen, kantoor van uitvoer en kantoor van uitgang. De barcode op het EAD maakt snelle controles bij de grens mogelijk. In de praktijk is het een PDF die je print of digitaal meestuurt naar je vervoerder.

Zodra de goederen de EU verlaten en de Confirmation of Exit door de douane is bevestigd, volgt de IE599. Die IE599 is je formele exportbewijs richting btw-administratie.

In Nederland en België spreken veel partijen over het exportdocument EX-A of EU-A. In functionele zin is dat de geprinte weergave van het EAD met MRN. Terminologie verschilt per land en software, maar de rol voor je zending is dezelfde: het document begeleidt de goederen tot aan de buitengrens.

Wanneer heb je een EAD nodig?

Je hebt een EAD nodig wanneer Unie-goederen de douane-unie van de EU fysiek verlaten. Denk aan containerexport via Rotterdam of Antwerpen, wegtransport naar het VK, luchtvracht naar de VS of pakketstromen richting Zwitserland. Ook bij indirecte export, waarbij de aangifte in het ene lidstaat wordt ingediend en Confirmation of Exit in een andere plaatsvindt, is het EAD leidend voor de afhandeling aan de buitengrens. Gebruik je eerst doorvoer met T1/T2 naar een ander EU-punt en verlaat je daar de Unie, dan begeleidt het transitdocument die rit, en wordt daarna op het vertrekpunt van de uitvoer alsnog het EAD gebruikt voor Confirmation of Exit .

Let op dat het EAD geen vrijbrief is om te laden zonder douanestatus. Je goederen moeten vrijgegeven zijn voor uitvoer. Vervoerders en terminals vragen daarom standaard om MRN en EAD voordat ze inboeken of gate-in toestaan.

Hoe werkt het in de praktijk?

Het proces start met een correcte uitvoeraangifte. Na acceptatie en controle geeft de douane toestemming om te vertrekken. Je ontvangt de MRN en kunt het EAD document genereren. Dit document gaat met de zending mee naar het douanekantoor van uitgang, meestal de terminal of grensovergang. Daar wordt de MRN gescand, wordt het vertrek geregistreerd en volgt na fysieke uitgaan de berichtgeving in het systeem. Als Confirmation of Exit  is verwerkt, wordt het IE599 bericht gegenereerd. Dat is het sluitstuk dat je bewaart in je administratie als bewijs voor tariefpreferenties en btw-nultarief.

Kies je voor multimodaal vervoer of indirecte export, dan is het belangrijk dat het juiste kantoor van uitgang in de aangifte staat. Bij wijzigingen in route of terminal moet de aangifte worden aangepast, anders kan Confirmation of Exit mislopen. ECC monitort de status van je MRN en stuurt bij als er blokkades, selecties of routewijzigingen optreden.

Wat staat er op het EAD?

Op het EAD staan ten minste de MRN, datum van aanvaarding, aangever en afzender, geadresseerde, goederenomschrijving en codes, bruto- en nettogewichten, aantal colli, vervoermiddel, kantoor van uitvoer en kantoor van uitgang. De barcode is een machineleesbare weergave van de MRN. Eventuele vergunningen of bijlagen waar de douane om vraagt, koppel je aan de aangifte en houd je bij de zending.

EAD vs e-AD, TAD en EX-A/EU-A

Er is veel spraakverwarring tussen EAD, e-AD, TAD en de Nederlandse termen EX-A/EU-A. Onderstaande vergelijking helpt je het juiste document te kiezen.

Gebruik bij export buiten de EU het EAD document. Beweeg je accijnsgoederen binnen de EU zonder accijnsbetaling, dan hoort daar een e-AD bij. Voor doorvoer via T1/T2 is het TAD vereist. Wil je meer weten over de Nederlandse terminologie rond exportdocumenten, lees dan onze uitleg over EX-A of EU-A voor uitvoer.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Een veelvoorkomende misvatting is dat het EAD zelf het exportbewijs zou zijn. Dat is niet zo: alleen de IE599 bevestigt Confirmation of Exit . Een tweede fout is een onjuist of onhaalbaar kantoor van uitgang kiezen, waardoor de MRN niet kan worden afgesloten. Ook zien we dat zendingen zonder geprint EAD aanleveren bij een terminal tot vertraging leidt, omdat scanning of documentcontrole dan stokt.

Met een strakke voorbereiding voorkom je dit. Dien je uitvoeraangifte tijdig in, controleer de route en terminals, en bezorg je vervoerder het EAD inclusief MRN. Bij doorvoer is het belangrijk de juiste procedure te kiezen.

ECC regelt je EAD en bewaakt het IE599

European Customs Clearance verzorgt je complete exportdossier vanuit Nederland en België, van aangifte tot en met het bewaken en opleveren van de IE599. We stemmen de route af, kiezen het juiste kantoor van uitgang en houden de MRN-status in de gaten. Werk je met vaste stromen of e-commerce? We richten een schaalbare werkwijze in en zorgen dat documenten en bewijsvoering sluitend zijn. Meer achtergrond lees je in onze pagina’s over uitvoeraangifte en Douane documenten.